Sygnał zaraz po zakupie
Kontrola może działać co 5 minut. Nowe zamówienie szybciej trafia do osoby, która może rozpocząć kompletację lub przekazać je do integracji.
Alert realizacji sprzedaży Allegro
Nowe zamówienie
Otrzymuj osobny alert dla każdego nowego zamówienia gotowego do realizacji. Zespół szybciej sprawdza pozycje, zapas i termin wysyłki, a następnie przejmuje zamówienie przed powstaniem zaległości.
- Kontrola nawet co 5 minut
- Osobny alert dla każdego zamówienia
- Link do zamówienia w Sales Center
Znaczenie alertu
Chroni przed spóźnionym rozpoczęciem realizacji
Nowe zamówienie uruchamia pracę magazynu, obsługi i wysyłki. Alert przekazuje najważniejsze dane zaraz po najbliższym sprawdzeniu, aby sprzedający nie uzależniał rozpoczęcia realizacji wyłącznie od ręcznego przeglądu listy zamówień.
- Zamówienie czeka w statusie nowe, chociaż zapas i przesyłkę można już przygotować.
- Wielopozycyjne zamówienie trafia do kompletacji zbyt późno, aby wyjaśnić brak produktu przed godziną graniczną.
- Magazyn, dokumenty i wysyłka nie mają jasno wskazanej kolejności działania.
- Opóźnione rozpoczęcie zmniejsza margines na terminowe nadanie i reakcję na wyjątki.
Kluczowe dane bez szukania
Alert pokazuje kupującego, kwotę, liczbę pozycji i datę oraz prowadzi prosto do właściwego zamówienia w Sales Center.
Jedno zamówienie, jeden sygnał
Każde nowe zamówienie tworzy osobny alert, a już rozpoznane zdarzenia nie są zgłaszane ponownie podczas kolejnych kontroli.
Gdy nikt nie monitoruje kolejki zamówień
Co dzieje się bez tego alertu
Zamówienia pojawiają się przez cały dzień, także między eksportami do magazynu i zmianami zespołu. Bez automatycznej kontroli czas rozpoczęcia realizacji zależy od następnego ręcznego odświeżenia listy albo cyklu zewnętrznej integracji.
Kupujący zapłacił, ale zamówienie nie ma jeszcze właściciela operacyjnego.
Sprzedaż jest widoczna w Allegro, lecz magazyn pracuje na osobnej kolejce, a obsługa zakłada, że integracja przekazała już dane. Brak jednoznacznego sygnału opóźnia pierwszy krok, nawet gdy samo pakowanie jest proste.
Mniejszy margines czasu
Każda godzina oczekiwania skraca czas dostępny na kompletację, pakowanie i przekazanie przesyłki.
Brak odkryty za późno
Niedostępny wariant lub rozbieżność zapasu wychodzą na jaw dopiero podczas spóźnionej kompletacji.
Ryzyko opóźnienia
Zamówienie może nie zmieścić się w deklarowanym czasie wysyłki mimo dostępnego towaru i zespołu.
Niespójny status
Praca zaczyna się poza Allegro, ale status nie odzwierciedla faktycznego etapu realizacji zamówienia.
Case study
Duże zamówienie trafia do magazynu przed godziną graniczną
Sklep z wyposażeniem biur przyjmuje w piątek zamówienie na 24 pozycje o wartości 7 860 zł. Produkty znajdują się w trzech strefach magazynu, a odbiór przesyłek tego dnia kończy się o 15:00.
Zamówienie w przykładzieWyposażenie nowego biura24 pozycje z 3 stref
Wartość zamówienia7 860 zł
Liczba pozycji24
Czas do rozpoczęcia9 min
Zapas wymagający wyjaśnienia2 szt.
Zamówienie staje się gotowe do realizacji
Klient firmowy kupuje zestaw mebli, akcesoriów i urządzeń. Standardowy eksport zamówień do magazynu odbywa się dopiero o pełnej godzinie.
Alert trafia do lidera realizacji
Lider otwiera zamówienie z linku, widzi 24 pozycje i od razu dzieli kompletację między trzy strefy magazynu.
Kontrola ujawnia dwie brakujące sztuki
Stan systemowy nie zgadza się z półką. Obsługa sprawdza dostawę przyjętą rano i potwierdza dostępność przed zamknięciem paczki.
Przesyłka trafia do odbioru tego samego dnia
Zespół aktualizuje status i numer przesyłki po rzeczywistym rozpoczęciu oraz zakończeniu kolejnych etapów. Zamówienie nie czeka do poniedziałku.
Procedura dla sprzedającego
Co zrobić po otrzymaniu alertu
Najpierw potwierdź, że zamówienie jest gotowe do realizacji, potem sprawdź pozycje i termin. Alert przyspiesza przejęcie zadania, ale nie zastępuje kontroli danych ani faktycznego rozpoczęcia pracy.
- 1Od razu
Otwórz zamówienie i potwierdź status
Użyj linku z alertu, sprawdź kupującego, płatność, datę i pozycje. Upewnij się, że zamówienie rzeczywiście jest gotowe do realizacji i nie wymaga dodatkowego wyjaśnienia.
- 2W kilka minut
Sprawdź zapas i wymagania wysyłki
Zweryfikuj warianty, liczbę sztuk, lokalizacje magazynowe, metodę dostawy i deklarowany czas wysyłki. Zwróć uwagę na notatkę klienta, dokument sprzedaży oraz zamówienia wielopozycyjne.
- 3Po weryfikacji
Przypisz realizację i ustaw właściwy status
Przekaż zamówienie konkretnej osobie lub kolejce i zmień status dopiero zgodnie z faktycznym etapem. Sam alert nie oznacza, że kompletacja już się rozpoczęła.
- 4Po odpowiedzi
Potwierdź wysyłkę i obsłuż wyjątki
Dodaj numer przesyłki, sprawdź dokumenty i zweryfikuj końcowy status. Jeśli brakuje towaru lub danych, rozpocznij wyjaśnienie od razu i zapisz odpowiedzialność za dalszy kontakt.
Diagnoza
Najpierw ustal, jakiego procesu wymaga zamówienie
Alert pokazuje nowe zadanie, ale nie każde zamówienie powinno trafić do identycznej kolejki. Liczba pozycji, wartość, lokalizacja zapasu i metoda dostawy pomagają dobrać właściwy sposób realizacji.
SytuacjaCo sprawdzićJak zareagować
Zamówienie jednopozycyjne
Co sprawdzićWariant, dostępność, miejsce składowania i termin wysyłki.
Jak zareagowaćDziałaj: przekaż do standardowej kolejki kompletacji i potwierdź zmianę statusu.
Wiele pozycji
Co sprawdzićKompletność wszystkich SKU, różne strefy magazynu i możliwość wspólnego pakowania.
Jak zareagowaćDziałaj: wyznacz właściciela całości i kontrolę kompletności przed zamknięciem paczki.
Wysoka wartość
Co sprawdzićZgodność kwoty, płatność, ryzyko pomyłki, sposób zabezpieczenia i ubezpieczenie przesyłki.
Jak zareagowaćDziałaj: dodaj drugi punkt kontroli przed wydaniem przesyłki przewoźnikowi.
Zamówienie przed godziną graniczną
Co sprawdzićDeklarowany czas wysyłki, odbiór przewoźnika i realną przepustowość magazynu.
Jak zareagowaćDziałaj: oceń priorytet natychmiast, zamiast czekać na kolejny zbiorczy eksport.
Rozbieżność zapasu
Co sprawdzićStan systemowy, rezerwacje, ostatnie przyjęcia i fizyczną dostępność produktu.
Jak zareagowaćDziałaj: zatrzymaj błędną kompletację, wyjaśnij różnicę i oceń wpływ na inne oferty.
Dokument sprzedaży
Co sprawdzićDane do faktury, rodzaj dokumentu i poprawność integracji księgowej.
Jak zareagowaćDziałaj: wygeneruj dokument w odpowiednim etapie i dodaj go do zamówienia.
Nietypowa dostawa
Co sprawdzićGabaryt, liczbę paczek, odbiór osobisty, rynek docelowy i wymagania przewoźnika.
Jak zareagowaćDziałaj: skieruj zamówienie do odpowiedniej ścieżki pakowania i etykietowania.
Prewencja
Jak nie dopuszczać do zaległości w realizacji
Sam alert skraca czas wykrycia nowej sprzedaży. Trwałą poprawę daje sprawna kolejka magazynowa, aktualny zapas i statusy zgodne z rzeczywistym etapem zamówienia.
Sprawdź gotowość procesu
Potwierdź synchronizację zapasu, działanie drukarek, dostępność przewoźników i obsadę stref przed pojawieniem się pierwszej kolejki.
Przypisz właściciela i status
Wiadomo, kto kompletuje, kto pakuje i kto obsługuje wyjątki. Zmieniaj status wtedy, gdy faktycznie zmienia się etap pracy.
Przejrzyj zamówienia bez postępu
Oddziel standardową kolejkę od braków, dokumentów i nietypowych dostaw, aby pojedynczy wyjątek nie zatrzymał pozostałych paczek.
Analizuj opóźnienia i braki
Grupuj problemy według SKU, strefy magazynu, przewoźnika i pory dnia, aby poprawiać przyczynę, a nie tylko pojedyncze zamówienie.
Od reguły do działania
Ustawiasz alert raz. AleAlerty pilnują nowych zamówień.
Wybierasz częstotliwość kontroli. Każde nowe zamówienie gotowe do realizacji tworzy osobny alert, a już rozpoznane zamówienia nie są zgłaszane ponownie.
- 1
Wybierz typ i konto Allegro
Nadaj regule nazwę i wskaż konto Allegro, którego zamówienia mają być monitorowane.
- 2
Dopasuj warunki
Wybierz kontrolę co 5, 15 lub 30 minut albo co 1 godzinę.
- 3
Wskaż odbiorców i kanały
Powiadom cały zespół albo osoby odpowiedzialne wybranym kanałem.
- 4
Sprawdź i uruchom
Po zapisie nowe zamówienia trafiają do centrum alertów i wskazanych odbiorców.
Nowy alertKrok 2 z 4
Typ alertu: Nowe zamówienie
Co 5 minut sprawdzamy nowe zamówienia i tworzymy osobny alert dla każdego zamówienia gotowego do realizacji. Powiadamiamy przez: E-mail, Aplikacja.
Kiedy uznać alert za rozwiązany
- Zamówienie zostało otwarte, zweryfikowane i przypisane do właściwej kolejki realizacji.
- Wszystkie pozycje są dostępne albo wyjątek ma właściciela i plan rozwiązania.
- Status w Allegro odpowiada rzeczywistemu etapowi kompletacji i wysyłki.
- Dokumenty oraz numer przesyłki zostały dodane, jeśli są wymagane na danym etapie.
Najczęstsze pytania
Przejmij nowe zamówienie, zanim stracisz margines na terminową wysyłkę
Połącz konto Allegro, wybierz częstotliwość kontroli i wskaż osoby odpowiedzialne za kompletację, dokumenty oraz obsługę wyjątków.